Mint Dentists

Munt dental is een tandartsengroep die praktijken ondersteunt in efficiënter werken. Het gaat vaak om grote praktijken met meerdere tandartsen, assistenten en kabinetten. De praktijkbeheerders hadden moeite met het planningsoverzicht, vooral voor het matchen van assistenten met tandartsen en het optimaal benutten van kabinetten. Omdat bestaande planningstools niet voldeden, werd Nebulae ingeschakeld om maatwerksoftware te ontwikkelen.

Over de klant & probleemstelling

Munt dental is een groepering van tandartsen, zij ondersteunen diverse tandartsenpraktijken in het land om efficiënter te werken. In vele gevallen gaat dit om grote praktijken waarin heel wat verschillende tandartsen en assistenten werkzaam zijn, en waarin verschillende kabinetten beschikbaar zijn. Elk van deze tandartsen en assistenten hebben uiteraard hun eigen planning en werkschema’s.

Het was daarom vaak moeilijk voor de praktijkbeheerder om een totaaloverzicht te krijgen op de planning. Belangrijke uitgangspunten waren dat er zeker werd gezorgd dat er steeds voldoende assistenten waren voor de werkende tandartsen en dat de kabinetten zo goed als mogelijk opgevuld werden.

De klant had reeds verschillende bestaande planning tools en software gebruikt en getest maar vond nergens echt een match. Nebulae werd daarom ingeschakeld om een software op maat te gaan ontwikkelen. En wij gingen uiteraard met plezier de uitdaging aan.

Oplossing

Bij het begin van het traject analyseren we steeds samen met de klant wat de beste softwareoplossing zou inhouden. In dit geval hadden we het geluk dat een praktijkeigenaar, David Norre, zeer nauw betrokken was bij het project, dat David ook een programmeerervaring had en dat hij een duidelijke visie had over wat de planningsoftware moest kunnen. Dit zorgde voor een aangename en vlotte samenwerking.

We kozen voor een web app die eenvoudig via een browser op verschillende devices bereikbaar zou zijn. De software werd ingedeeld in 3 verschillende gebruikersomgevingen: één voor de praktijkbeheerders, één voor de tandartsen en één voor de assistenten. Daarnaast werd er ook een onderscheid gemaakt tussen een mobile & een desktop view. Waarbij de mobiele versie van de webapplicatie een wat beperkte functionaliteit heeft.

In dit project overview focussen we voornamelijk op de omgeving van de praktijkbeheerder, omdat hier de meeste complexiteit te vinden is.

1. Toevoegen individuele planningen

In het systeem kan de praktijkbeheerder van zowel de tandartsen als de medewerkers de wekelijkse planning beheren en dus de werkuren instellen. In de meeste gevallen gaat het om terugkerende kalender events, wekelijks of tweewekelijks. In de backend beheren we dit via custom postgres database functies, die steeds de specifieke data voor de shifts berekenen. Op die manier kunnen we een mooi wekelijks en jaarlijks overzicht genereren (zie verder).

Assistentie vereiste per tandarts shift

Niet elke tandarts heeft dezelfde ondersteuning nodig. Deze feature laat toe om per tandarts en per type behandeling vast te leggen hoeveel assistentie er nodig is, en of er een bepaalde voorkeur nodig is qua assistent.

2. Overzicht Tandartsen

Het platform biedt een helder overzicht van alle werkzame tandartsen binnen de praktijk. Per tandarts wordt getoond wanneer ze ingepland staan, in welk kabinet ze werken. Dit maakt het mogelijk om snel te zien wie wanneer beschikbaar is en hoe de werkdruk verdeeld is.

3. Takenbeheer

In elke praktijk zijn er ook een aantal terugkerende taken die wekelijks of dagelijks moeten uitgevoerd worden. Denk aan het bemannen van de balie of instaan voor voorraadaanvulling en afvalverwerking. Via onze handige tool kunnen praktijk beheerders taken aanmaken, hun intervallen instellen, eventueel een vaste persoon toewijzen en de taken groeperen.

4. Overzicht Assistenten

Vergelijkbaar met het tandartsen-overzicht toont deze feature alle beschikbare assistenten en hun werkschema's en specialisaties. Het toont ook welke tandartsen eventueel zijn toegewezen aan hun shifts, en welke taken op hun agenda staan.

5. Beheer van kabinetten

Via deze module kunnen alle behandelruimtes efficiënt worden beheerd. Het systeem houdt bij welke kabinetten beschikbaar zijn en zorgt ervoor dat er geen dubbele boekingen plaatsvinden. Het is een andere view binnen de web app op dezelfde weekplanning en toont aan of de infrastructuur optimaal benut wordt.

6. Wekelijks overzicht

Deze feature biedt een compact weekoverzicht waarin alle planningen samenkomen en was eigenlijk het belangrijkste scherm uit de applicatie. In één oogopslag is te zien hoe tandartsen, assistenten en kabinetten die week zijn ingedeeld. Het systeem signaleert automatisch onderbezetting of mogelijke knelpunten zoals tandartsen die geen assistent toegewezen gekregen hebben, taken die niet zijn toegewezen of zijn uitgevoerd.

7. Jaarlijks overzicht

Het jaaroverzicht is dan weer een andere visualisatie op de situatie van de praktijk. De tool berekent eigenlijk in FTE (voltijdsequivalenten) hoeveel over- of onderbezetting er per dag is. Op die manier krijgen praktijkbeheerders een goed helikopterbeeld, dit helpt bij het maken van strategische personeelsplanningen en het waarborgen van continuïteit in de praktijk.

8. Aanvragen vakantiedagen

Zoals eerder verteld kozen we niet voor native mobile app, maar wel voor een responsive web app. Deze mobiele versie van de web app heeft een aantal beperktere functionaliteiten. Één daarvan was de mogelijkheid om eenvoudig verlof aanvragen of ziekmeldingen door te geven. Het systeem controleert automatisch of er voldoende bezetting overblijft en of er geen conflicten ontstaan met bestaande afspraken. Praktijkmanagers kunnen deze aanvragen vervolgens direct goed- of afkeuren.

Conclusies

Het ontwikkelen van deze planningssoftware vormde een complexe technische uitdaging die succesvol werd aangepakt. De kern van het systeem ligt in het algoritme dat verschillende soorten terugkerende events moet verwerken - van wekelijkse tot tweewekelijkse schema's - en deze moet vertalen naar specifieke kalendermomenten. Een bijzondere uitdaging was het implementeren van de logica die controleert of er voldoende assistentie aanwezig is voor elke tandarts, rekening houdend met hun individuele vereisten. Het systeem moest ook slim omgaan met uitzonderingen zoals vakantiedagen en ziekte, die impact hebben op de terugkerende patronen. Door een doordachte software architectuur en intensieve samenwerking met de klant is een robuuste oplossing gecreëerd die de planning van grote tandartspraktijken aanzienlijk vereenvoudigt en optimaliseert.

Andere interessante projecten

BelAir

Voor de VMM hebben we de BelAir app ontwikkeld waarmee de luchtkwaliteit in verschillende gebieden kan worden gecontroleerd. De gegevens zijn afkomstig van de BIM, die de luchtkwaliteit in het land controleert met behulp van een uitgebreid sensornetwerk.

Gloow

Nebulae ontwikkelt ook eigen softwareproducten. We willen mensen helpen hun gedachten, ideeën en informatie effectiever te organiseren. Daarom hebben we Gloow gebouwd. Een tool voor het organiseren en visualiseren van uw informatie.

Ook een project lanceren?

Neem contact met ons op en we bespreken graag uw ideeën.